für unser Unternehmen ist es selbstverständlich, dass wir ein Hinweisgeberschutzsystem anbieten, in dem Sie auf Wunsch persönlich oder anonymisiert Hinweise melden können. Dieses System wird realisiert, indem wir eine Meldestelle und diesen Meldekanal eingerichtet haben, die durch einen externen Dienstleister betrieben werden.
Hinweis: Für Unternehmen unserer Größenordnung besteht ab dem 17.12.2023 zudem die Verpflichtung, das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) bzw. die EU-Richtlinie (Whistleblower-Richtlinie) umzusetzen.
Wir sind von der Idee der Richtline überzeugt und gehen über die gesetzlichen Anforderungen hinaus, indem wir nicht nur eine interne Meldestelle für unsere Mitarbeiter:innen einrichten, sondern dieses Angebot auch auf unsere Kund:innen und Dienstleister:innen ausweiten.
Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, Verstöße im Sinne des Hinweisgeberschutzgesetzes zu melden, die z. B. die folgenden Themenbereiche betreffen können:
1. Geldwäsche
2. Datenschutz
3. Umweltschutz
4. Unterschlagung
5. Interessenkonflikte
6. Manipulation von Geschäftsdokumenten / Bilanzen
7. Kartell- und Wettbewerbsrecht
8. Verstöße gegen Verhaltensgrundsätze am Arbeitsplatz und gegen Menschenrechte.
Plausibilität und Sachbezug einer jeden Meldung werden von unserem unabhängigen externen Dienstleister nach Eingang geprüft. Vertraulichkeit und Anonymität werden dabei jederzeit gewahrt, sofern Ihre Meldung anonymisiert abgegeben wird. Dies können Sie bei der Meldung auswählen.
Folgende Vertraulichkeitsbedingungen gelten:
Was unser Hinweisgebersystem bietet
- Es werden keine Informationen zur Identifizierung der Hinweisgeber:innen an die Ansprechpartner:innen bei Comma Soft gegeben.
- Jede Meldung wird formal angepasst, um sie noch anonymer zu machen. Das bedeutet, dass doppelte Satzzeichen entfernt und sämtliche Wörter kleingeschrieben werden.
- Alle Informationen werden Ende-zu-Ende verschlüsselt, sodass sensible Informationen sicher sind.
Was Hinweisgeber:innen zusätzlich für ihre Anonymisierung machen können
- Senden Sie Meldungen von außerhalb des Unternehmens-Netzwerks (Internet / VPN), dies verhindert Einträge in unseren betrieblichen Logs.
- Nutzen Sie ein Endgerät (Smartphone, Computer etc.), das nicht von Comma Soft zur Verfügung gestellt wurde, dies verhindert die Identifikation des Meldegeräts.
- Wir empfehlen, Redewendungen oder Abkürzungen, die sonst häufig in Gesprächen oder E-Mails genutzt werden, zu vermeiden.
Unabhängig von diesem offiziellen Meldesystem sei an dieser Stelle angemerkt, dass wir bei Comma Soft eine offene und vertrauensvolle Unternehmenskultur pflegen und Sie sich gerne jederzeit auch intern an die Ihnen bekannten Ansprechpartner persönlich wenden können, wenn Sie Themen besprechen möchten.